I 2014 ble forvaltningsloven og eForvaltningsforskriften endret, med det mål at offentlige virksomheter i stadig større grad skal kommunisere digitalt med innbyggere og næringsdrivende. Digital kommunikasjon er nå hovedregelen.

Melhus kommune formidler digital post gjennom KS SvarUT.

SvarUt er bygget opp med bruk av ID-porten som sikrer en sikker forsendelse. Systemet er godkjent for forsendelser med personsensitivt innhold som krever sikkerhetsnivå 4.

Brev som sendes må være påført mottakers navn, adresse, postnummer og poststed i tillegg til fødsels- eller organisasjonsnummer. Dette sikrer at brevet blir sendt til riktig mottaker i Altinn, Digipost eller e-Boks. Dersom fødsels- eller organisasjonsnummer ikke er påført vil brevet gå som vanlig brevpost.

• ESA, kommunens sak- og arkivsystem, har formidlet post via SvarUt fra oktober 2015
• De fleste fagsystemer som inneholder elektroniske dokumenter kan kobles opp mot SvarUt for utsending av post. Kommunen vil jobbe for at flere fagsystemer skal få tilgang til SvarUt.

Brevpost:

Post fra fagsystemer som ikke er satt opp mot SvarUt skal leveres servicesenteret for frankering. For enheter på rådhuset blir posten normalt hentet på internrunde.

Rekommandert post føres i egen protokoll. Posten dokumenterer at de har mottatt forsendelsen ved å påføre et stempel.

E-post:

E-post skal ikke brukes til utsending av sakspost. Denne skal opprettes i sak- eller fagsystem for så å sendes fortrinnsvis med SvarUt, eller som vanlig brevpost.