All dokumentasjon skal bevares / arkiveres i henhold til tabellen under.
Fullelektronisk arkiv fra 01.08.2017. Dokumentasjonen ivaretas elektronisk i arkivkjernen Visma Samhandling Arkiv. Dokumentasjonen skal ikke skrives ut og arkiveres i papirmapper etter denne dato.
ESA inneholder flere arkiv og har en egen arkivdel som hovedarkiv. Denne er forkortet med HA + et nummer for ulike perioder. Fra 01.01.2009 er hovedarkivet elektronisk, noe som betyr at dokumentasjonen ikke skal skrives ut og arkiveres på papir. I tabellen under brukes HA som benevnelse på til en hver tid gjeldende hovedarkiv.
Arkivkode for ESA hovedarkiv, se merknad i tabell.
Dokumentasjonen som registreres i arkivdel EL-SKOLE skrives ut og arkiveres i papirmappe pr. klient
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Ansvar etter INTRODUKSJONSLOVEN:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Tema:
|
|
Reg. i:
|
|
Type:
|
|
Sakstittel:
|
|
Merknad
|
| Integrerings-tilskudd
|
|
ESA - arkivdel HA
|
|
Bosettingsbrev fra IMDI Bekreftelse på ankomst IMDI og UDI
|
|
Bosetting-flyktning (Flyktningefamiliens/flyktningens navn på linje 2)
|
|
Arkivkode: FA F35(bosetting)
|
|
|
|
|
|
Krav om tilskudd til IMDI Utbetaling tilskudd fra IMDI
|
|
Integreringstilskudd
|
|
Arkivkode:FE233(tilskudd)
|
| Norsktilskudd
|
|
ESA - arkivdel HA
|
|
Utbetaling tilskudd Informasjonsbrev til kommunen
|
|
Tilskudd - opplæring i norsk og samfunnskunnskap for voksne
|
|
Arkivkode:FE233 (tilskudd)
|
| Nasjonalt introduksjonsregister
|
|
NIR
|
|
Gjennomføre norsktimer
|
|
|
|
Registreres i NIR - IMDI har arkivansvaret
|
|
|
|
|
|
Gjennomføre timer i samfunnskunnskap
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Gyldig og ugyldig fravær
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Vedtak for norskopplæring
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Vedtak om deltakelse i program
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tiltak i program
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Spor (språknivå)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Morsmål
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Oppholdsgrunnlag
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tilskuddshistorikk
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tilflyttet/fraflyttet kommunen
|
|
|
|
|
| Introduksjonsprogram
|
|
Visma FL
|
|
Vedtak fra UDI
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Søknad om Introprogram
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Vedtak om deltakelse i program
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Personalmelding introdeltakere
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
IP (individuell plan)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Vedtak om stans i program
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Deltakerbevis Introprogram
|
|
|
|
|
|
|
|
Visma FL/VO
|
|
Møtereferat, interne notat
Kartlegging
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Visma VO
|
|
Inntakssamtale / IPO (individuell plan for opplæring)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Vedtak om timer
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Fagrapport + navn på kurs / fag
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Planer for opplæring
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ulike språkpraksisdokument, f.eks avtaler og antall timer praksis
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Deltakerbevis 600 timer (norsk)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Avtale om deltakelse på norskkurs
|
|
|
|
|
| Tilskudd for flyktninger med nedsatt funksjonsevne og/eller atferdsvansker
|
|
ESA - arkivdel el-skole
|
|
Søknad om tilskudd 1/2 Innvilgelse fra IMDI
|
|
Tilskudd 1 (eller 2) - flyktninger med nedsatt funksjonsevne og/eller atferdsvansker
(Navn på flyktning på linje 2)
|
|
|
| Ansvar etter STATSBORGERLOVEN og INTRODUKSJONSLOVEN:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Tema:
|
|
Reg. i:
|
|
Type:
|
|
Sakstittel:
|
|
Merknad:
|
| Prøver (nasjonale)
|
|
PAD
|
|
Statsborgerprøve Norskprøve Samfunnskunnskapsprøve
|
|
|
|
Arkiveres ikke. Svar på prøven sendes eleven
|
| Fritak fra avsluttende prøver/opplæring
|
|
Visma VO
|
|
Vedtak om fritak
|
|
|
|
For introdeltakere, dvs. flyktninger som har vedtak om introduksjonsprogram etter introduksjonsloven
|
|
|
|
ESA - arkivdel el-skole
|
|
Vedtak om fritak
|
|
|
|
Voksenopplæring for alle som ikke er deltakere i introduksjonsprogram
|
| Ansvar etter OPPLÆRINGSLOVEN §4A-2:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Tema:
|
|
Reg. i:
|
|
Type:
|
|
Sakstittel:
|
|
Merknad:
|
| Rett til spesialundervisning på grunnskolen område
|
|
ESA - arkivdel el-skole
|
|
Søknad på undervisning Evt. foreløpig svar Sakkyndig vurdering fra PPT Tildeling / avslag IOP Halvårsrapport
|
|
Spesialundervisning - søknad etter opplæringsloven §4A-2 (Navn på elev på linje 2)
|
|
Ny sak for hvert skoleår
|
| Ansvar etter OPPLÆRINGSLOVEN §4A-1:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Tema:
|
|
Reg. i:
|
|
Type:
|
|
Sakstittel:
|
|
Merknad:
|
| Rett til grunnskoleopplæring for voksne
|
|
ESA- arkivdel el-skole
|
|
Tildeling av opplæring grunnskolefag Halvårsrapport/årsrapport
|
|
Spesialundervisning - søknad etter opplæringsloven §4A-1 (Navn på eleven på linje 2)
|
|
Voksenopplæring for alle som ikke er deltakere i introduksjonsprogram
|
|
|
|
Visma VO
|
|
Tildeling av opplæring grunnskolefag Halvårsrapport/årsrapport
|
|
|
|
For introdeltakere, dvs. flyktninger som har vedtak om introduksjonsprogram etter introduksjonsloven
|
|
|
|
Visma VO
|
|
Karakterer/vitnemål - grunnskole
|
|
|
|
Opprettes i skoleadministrativt program. Skrives ut og skannes inn i Visma
|
|
|
|
ESA arkivdel el-skole
|
|
Karakterer/vitnemål grunnskole
|
|
|
|
Opprettes i skoleadministrativt program. Skrives ut og skannes inn i ESA for voksne som ikke er deltakere i introduksjonsprogram
|
| Ansvar uten tilknytning til spesiell lov:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Tema:
|
|
Reg. i:
|
|
Type:
|
|
Sakstittel:
|
|
Merknad:
|
| Samarbeidsavtaler
|
|
ESA - arkivdel HA
|
|
Politisk behandling Signert samarbeidsavtale
|
|
Samarbeidsavtale mellom "navn" og "navn"
|
|
Arkivkode:
K-kode etter tema + TI &01 (avtaler)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
