pr. 25.03.2019
|
|
Oppgave
|
Beskrivelse - oppgave
|
Ansvarlig
|
Utføres
|
| 1.
|
Arkivering fra Profil
|
Når registreringer/ journalposter/ dokumenter ferdigstilles i Profil, arkiveres de automatisk i VSA.
|
Ansvarlig saksbehandler i Profil
|
Fortløpende
|
| 2.
|
Oppfølging av ikke arkiverte dokumenter
|
Egen liste i VSA viser oversikt over dokumenter som ikke er ferdigstilt i Profil (og med det ikke arkivert i VSA)
|
Profils arkivansvarlig
|
Månedlig
|
| 3.
|
Avslutting av undermapper (saker)
|
Sak/undermappe avsluttes i Profil når den er ferdig behandlet. Saken (undermappen) i VSA, avsluttes automatisk ved avslutting av sak i Profil.
|
Saksbehandler i Profil
|
Fortløpende
|
| 3.1
|
Gjenåpne avsluttede saker (undermapper) i VSA ved behov
|
Gjøres ved behov i enkelttilfeller der arkivering av noen grunn har feilet sånn at saken er ufullstendig.
|
Profils arkivansvarlig
|
Ved behov
|
| 4.
|
Avslutting av dossiermappe i Profil
|
Dossiermappe avsluttes i Profil når klienten er død, siste dokument vedrørende vedkommende er ferdigstilt/arkivert og alle undermapper (saker) vedrørende vedkommende er avsluttet. (Dette genererer ikke automatisk avslutting av dossiermappen i VSA, se derfor punkt 5 og 6)
|
Tjenesteutøver (saksbehandler eller sekretær )
|
Dossiermappa til avdøde som ikke har bodd på institusjon avsluttes umiddelbart. Dossiermappa til avdøde som har bodd på institusjon, må være åpen frem til siste utbetaling er utført. Dette kan ta inntil 2 år.
|
| 5.
|
Ta ut liste fra Profil over avsluttede dossiermapper
|
Avslutting av dossiermappe i Profil generer ikke automatisk avslutting av dossiermappe i VSA. Liste over avsluttede dossiermapper, med mappeident og klientnavn, må derfor tas ut fra Profil (søk på døde og avsluttede mapper) og sendes Dokumentsenteret, for manuell avslutting i VSA.
|
Profils Arkivansvarlig
|
Årlig, i september/oktober.
Listen tas ut for perioden: Forrige kalenderår.
|
| 6.
|
Avslutte dossiermapper i VSA
|
Dossiermapper i VSA avsluttes i tråd med mottatt liste fra fagavdeling.
|
Arkivansvarlig eller systemadministrator ved Arkiv og Dokumentasjon
|
Jfr. punkt 5
|
| 7.
|
Uttrekk fra VSA, for langtidsbevaring / Periodisering
|
Det skal kjøres uttrekk i VSA på avsluttede dossiermapper (med undermapper).
Det gjøres ingen egen periodisering i VSA utover at dossiermapper avsluttes jfr. pkt. 5 og 6, og uttrekk tas. Det gjøres avtale med IKA for deponering av uttrekk.
|
Arkiv og Dokumentasjon/IT
|
Avklares
|
Fagsystemet Profil tok i bruk VSA som elektronisk arkiv fra 01.05 2018. Oppdatert informasjon om brukere og roller i VSA i tabellen nedenfor.
