RUTINE FOR SKANNINGSANSVARLIG

Når skannes dokumenter: 2 ganger daglig - posten som kommer inn, og sakene som kommer fra mottaket kl 14:00. Ved ferie\ fravær tar de som er på jobb og som jobber med sosialhjelp ansvar.

Nødhjelpssaker: leveres til veileder. Veileder har ansvar for å skanne denne selv.

Skanning:

Steg for steg for å koble skannede dokumenter til klient:   

1. Fanemenyen: Aktivitet – Håndtering av innskannede dokumenter. Der finner du oversikt over alle skannede dokumenter i PDF- format.
2. Start øverst med første PDF
3. Se over dokumentet som er skannet og fyll ut:
   1. Klient: koble PDF til riktig klient. Dersom noen av vedleggene ikke tilhører riktig klient, må dokumentet slettes og skannes på nytt.
   2. Velg blant ulike journaltyper:
      1. Postjournal (søknader med vedlegg)
      2. Dokumentjournal
      3. Erklæring (uttalelse fra samarbeidspartnere)
      4. Vedlegg til søknad (vedlegg som kommer i ettertid av innlevert søknad)
      5. Husleiekontrakt (adresse)
      6.  Skattemelding (årstall)
      7. Samtykkeerklæring (fullmakt, samtykkeerklæringer, samarbeidserklæringer)
      8. Uttalelse fra helsepersonell (lege, psykolog, tannlege, rådgivende tannlege osv.)
      9. Frivillig husleietrekk
   3. Beskrivelse i tekstfeltet:
      1. Postjournal
         1. Nødhjelp
         2. Livsopphold (periode på saker hvor det er oppgitt)
         3. Supplerende sosialhjelp
      2. Vedlegg til søknad
         1. Faktura for/fra (eks: strøm, tannbehandling, barnehage, husleie mm.)
         2. Kontoutskrift (periode)
      3. Husleiekontrakt (adresse)
      4. Skattemelding (årstall)
   4. Saksbehandler: NB! viktig at det legges til riktig saksbehandler.
   5. Instans: Kan legge inn hvem brevet kommer fra (coop, apotek, politiet, Barnevernet, vergemål mm.)
   6. Kobling sak: Kan angi alternativene.
      1. Koble til eksisterende sak // Ny sak.
4. Opprett kobling (gir grønn hake ved pdf) Fortsett så til neste PDF
5. Når du er ferdig med å koble saker til klienter, trykk: Utfør – da lagres de og pdf og får en grønn hake.

NB! Ikke lås journal, da vil den ikke komme opp på tavla mi.

Ved ny bruker:

• Før man kobler må man registrere den nye brukeren i klientkartoteket. Her MÅ det angis riktig saksbehandler.

RUTINE FOR VEILEDER

Saksbehandler på klientkortet må til enhver tid være oppdatert og riktig. Dersom man oppdager at sak og journal ligger til feil saksbehandler må man påse at både sak og journal overføres til riktig saksbehandler, samt at klientkartoteket oppdateres.

Journal og journalbehandling:

1. Veileder mottar de innskannede dokumentene under journaler (postkassa) på sin tavle. Veileder rydder og kvalitetssikrer sin «post» hver dag.
   1. Er dokumentet linket opp til riktig bruker?
   2. Riktig veileder?
   3. Riktig tekst/beskrivelse?
   4. Skal dokumentet kobles opp til en sak? Riktig tilhørighet?
   5. Vedleggene som ligger ved er til gitt bruker.
   6. Lesbarhet, godt nok skannet inn?
2. Dersom veileder oppdager feil må dokumentet slettes og skannes inn på nytt. Dette er veileders ansvar.
3. Dersom alt stemmer skal veileder låse journalen. Da forsvinner den fra «postkassa» og inn i journalkartoteket. All post/journaler som har fått status «ny sak» vil generere en ny sak under Saker på tavla.
4. Risiko: Dersom vi mottar faktura på allerede innvilget beløp og tilhørigheten til fakturaen er til en låst sak.

• Risikoen ved dette er at veileder låser journalen og glemmer å betale faktura. Derfor må veileder ikke låse denne posten før beløp, kid og kontonummer er lagt inn i opprettet betaling på betalingsplan.

Saker og saksbehandling:

1. På tavla under Saker, har veileder oversikt over sine saker.
2. Normal saksbehandling som før (husk og kall inn til drøfting).
   1. Fyller ut faner
   2. Legger til godkjenning.
3. Godkjent // Ikke godkjent (saken låses ved godkjenning).
4. Veileder går på sakskartoteket
   1. Søker på mine godkjente saker hver mandag, onsdag og fredag ettermiddag.
   2. Fletter aktuelle dokumenter, konvolutt og sende til bruker.
   3. Låser postjournal ut (dukker opp i «postkassa»). 

Arkiv og arkivbehandling:  

1. Systemansvarlige har ansvar for arkivering en gang i uken. Dette gjøres slik:
   1. Gå inn i journalkartoteket
   2. Klikk på fanen NoArkiv
   3. Merk sak (eller merk alle innen en gitt periode)
   4. Trykk på knappen NoArkiver (Kun låste journaler kan arkiveres).