I henhold til Arkivloven §6 skal alle offentlige organ ha arkiv. Disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilde for samtid og ettertid.

I følge offentleglova §4 er arkivverdig dokumentasjon: Dokument som er kommet inn til eller lagt fram for et organ, eller som organet selv har opprettet, og som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til organet.

For fagsystemer som ivaretar arkivverdig dokumentasjon elektronisk utarbeides det egne bevarings- og kassasjonsplaner. Her må all mottatt post skannes inn i fagsystemet i tillegg til egenprodusert dokumentasjon. Det må kontrolleres at registreringer er korrekt utført og komplett, og at dokumentene er lesbare. Dokumentene i fagsystemet skal konverteres til PDF/A og fortløpende overføres en Nork-5 arkivkjerne for arkivering. 

For øvrige fagprogrammer med arkivverdig dokumentasjon gjelder følgende rutiner:

Mottatt post/egenproduserte dokumenter:

• registreres i fagsystemet på riktig sak
• registrer alle nødvendige opplysninger som kreves i fagsystemet
• dokumenter registrert på personer skal være knyttet til riktig person som identifiseres med fødselsnummer
• ferdigstill registreringene i henhold til retningslinjer for fagsystemet
• skriv ut dokumentasjonen fortløpende og legg i saksmappen for saken

Arkivdokumenter som hører til samme sak skal samles i en mappe. Mappen skal være av syrefritt tykt papir. Om du vil holde dokumenter samlet innenfor mappen kan det brukes A3-ark som omslag (vanlig kopipapir er syrefritt).

Hver mappe skal være påført informasjon om innhold som:

• arkivskaper (Melhus kommune + enhetens navn)
• saksnummer
• tittel
• arkivkode (kan være fødselsnummer)
• tidsperiode

Mappene oppbevares hos enheten/avdelingen i brannsikre arkivskap eller godkjente arkivrom. 
Kun autoriserte personer skal gir tilgang til arkivene.

Saksmapper som ikke lenger er i bruk skal leveres til kommunens sentralarkiv. Alternativt kan det avtales med arkivleder at mappene leveres direkte til Interkommunalt Arkiv Trøndelag som er kommunens arkivdepot.