Innledning

Alle kontrakter som kommunen inngår må følge anskaffelsesregelverket. I tillegg har Melhus kommune miljøkrav som skal følges ved innkjøp.

Anskaffelsesregelverket regulerer alle offentlige innkjøp og er basert på EU-direktiver og valg av anskaffelsesprosedyre avhenger i hovedsak av anskaffelsens anslåtte verdi. Enhver anskaffelse skal så langt det er mulig baseres på konkurranse uansett anskaffelsesprosedyre.

Innkjøpsprosessen skal sikre at konkurransen gjennomføres på en forsvarlig måte, med lik behandling av leverandørene og for øvrig i samsvar med god anbuds-, og forretningsskikk.

Gjennom hele anskaffelsesprosessen vil nettsiden: www.anskaffelser.no være et svært nyttig verktøy.

Nettsiden inneholder oppdatert lovverk, forklaringer og maler utarbeidet av Difi.

Denne rettledningen har til hensikt å gi informasjon til ansatte om offentlige anskaffelser og gi råd om hvordan man griper an et innkjøp av varer eller tjenester for Melhus kommune.

Alle som har betalingsfullmakt er pålagt å følge disse retningslinjene.

Regelverk

Regelverket om offentlige anskaffelser gjelder kun i anskaffelsesperioden og avløses av vanlig avtalerett når selve anskaffelsesprosessen er avsluttet. Følgende lovverk er viktig ved anskaffelsesprosedyren:

Lov om offentlige anskaffelser (LOA)

Nedfelt i lovens § 5 er de generelle prinsipper for anskaffelser, nemlig at oppdragsgiver skal sørge for likebehandling, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Videre skal en anskaffelse så vidt det er mulig baseres på konkurranse, og oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk.

Disse prinsippene gjelder som hovedregel enhver anskaffelse, uavhengig av anskaffelsens verdi.

Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) Klassisk sektor

Anskaffelsesforskriften er delt inn i fire hoveddeler, og det avhenger av kontraktens verdi og anskaffelsens art hvilken del av forskriften som skal anvendes. Del I av forskriften skal anvendes ved enhver anskaffelse.

Del II gjelder anskaffelser med kontraktsverdi på 500 000 NOK og under 1 000 000 NOK eksl. mva.

Del III gjelder anskaffelser med verdi over EØS/WTO-terskelverdi 1 mill eksl. mva  til 40 mill  NOK

Kontrakter som gjelder uprioriterte tjenester (opplistet i vedlegg 6 i FOA) skal følge reglene i del I og II av forskriften selv om den anslåtte verdi overstiger terskelverdien angitt i § 2-2.

Forskriften er oppbygd på følgende måte:

• Del I. Alminnelige bestemmelser«alle anskaffelser»
• Del. II Anskaffelser under EØS- terskelverdiene og uprioriterte tjenester
• Del III. Anskaffelser over EØS- terskelverdiene
• Del IV. Øvrige prosedyrer
• Del V. Ikraftsetting

Anskaffelsesprosessen

Planlegging

Det er viktig å planlegge en anskaffelse godt. I planleggingsfasen må man avdekke hvor mye anskaffelsen vil koste og hvilken anskaffelsesprosedyre som skal velges samt ta stilling til hvilke miljøkrav som skal stilles til produktet/leverandøren. FOA § 1-3 (2) lister opp hvilke kontrakter som er unntatt fra reglene om offentlige anskaffelser. Det er viktig å påpeke at det kun er ikke vesentlige endringer som kan gjøres i konkurransegrunnlaget etter at det er kunngjort.

Det er viktig å huske på at én kontrakt anses som en anskaffelse, og en oppdragsgiver kan dermed ikke dele opp anskaffelser i den hensikt å unngå at bestemmelser i FOA kommer til anvendelse. Det er imidlertid ikke et forbud mot å dele opp en kontrakt i delkontrakter, men det er viktig å være klar over at flere delkontrakter vil måtte beregnes samlet.

Uavhengig av hvilken anskaffelsesprosedyre som velges, skal innkjøpet baseres så langt det er mulig på konkurranse.

Gjennomføring av konkurranse

Når man skal gjennomføre en konkurranse, starter denne med den formelle henvendelsen til markedet, vanligvis gjennom en kunngjøring på Doffin. Det er viktig å sørge for at CPV kodene fylles ut nøye slik at kravet til konkurranse blir oppfylt. Dersom det dukker opp spørsmål til konkurransegrunnlaget fra leverandører bør disse komme inn skriftlig. Dette fordi Melhus kommune må sørge for at alle får tilgang på lik informasjon og må derfor gjengi spørsmålet i anonymisert form med svar på spørsmålet i et eget dokument som må lastes opp på Doffin.

Miljøkrav

Det følger av regelverket for offentlige anskaffelser at oppdragsgiver er pålagt en plikt til å vektlegge miljøhensyn ved utformingen av kravspesifikasjonen for en anskaffelse. Videre skal det, så langt det er mulig, stilles konkrete miljøkrav til produktets ytelse eller funksjon.

Reglene om offentlige anskaffelser får anvendelse fra planleggingsstadiet av en anskaffelse til en kontrakt blir inngått med leverandør. Det skal i alle stadier fra begynnelse til slutt tas hensyn til miljø såfremt disse ikke strider mot LOA § 5 og FOA § 3-1.

Melhus kommunes innkjøp skal være i tråd med rådmannens miljøledelse av kommunen, og baseres på krav i ISO 14001.

Melhus kommune skal bidra til å påvirke leverandør- og produktutvikling i en miljøriktig retning og det skal legges vekt på varens miljøegenskaper som for eksempel avfallsmengder, bruk av helse og miljøfarlige stoffer, om produktet er svanemerket eller oppfyller andre offisielle miljømerkingskriterier.

Miljøhensyn skal, der det er mulig og relevant for anskaffelsen og der det er praktisk mulig, inngå som et tildelingskriterium. Det bør vektes med minimum 10-15 % av total vekting.

 Miljøkrav skal være leverandørutviklende og gi tydelige signaler til markedet om at miljøtilpassing er et kundekrav.

 Effekten av miljøtilpasset innkjøp skal kunne følges opp og måles.

 I tilfeller hvor miljøhensyn ikke etterleves på grunn av budsjettmessige forhold, skal dette begrunnes og dokumenteres.

Dokumentasjon av innkjøpsprosessen

Det skal sikres at vurderinger og dokumentasjon som har betydning for gjennomføring av konkurransen er skriftlig. Dette skal gjøres for å oppfylle prinsippet om etterprøvbarhet. Det er derfor viktig å notere skriftlig betraktninger, begrunnelse for valg av anskaffelsesprosedyre, begrunnelse for miljøkrav o.l. man gjør seg underveis i prosessen frem til leverandør er valgt. Dette skal arkiveres i henhold til arkivrutiner som også er gjengitt nedenfor.

Protokoll skal føres for alle anskaffelser med verdi over kr 100 000 eksklusiv mva. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Mal for protokoll finnes i FOA vedlegg 3 og 4 og skal arkiveres.

Arkivrutiner

Generelt

Dokumenter i en sak om anskaffelser som blir gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, er et saksdokument for Melhus kommune og er journalføringspliktig jfr. arkivforskriften § 2-6.

Journalføringsplikten inntrer når et dokument er mottatt Melhus kommune, eller når et egenprodusert dokument er sendt eller ferdigstilt, jfr. offentleglova § 4. I anskaffelsessaker skal tilbudene journalføres og skannes etter at anbudsåpning er gjennomført eller tilbudsfrist er utløpt.

Vinnertilbud / deler av vinnertilbud som det blir vanskelig å skanne og arkivere elektronisk, skal arkiveres på papir i 10 år etter at varen/tjenesten er betalt, eller til etter utløp av garantitid dersom dette er lenger enn 10 år.

Øvrige tilbud / deler av tilbud som ikke kan skannes og arkiveres elektronisk, må oppbevares på papir i minst tre år. Ett år for forespørsel fra Riksrevisjonen og tre år av hensyn til foreldelsesloven.

Alt arkivmateriale på papir skal oppbevares hos arkivtjenesten

Anbud – kjøp over nasjonal terskelverdi (kr. 500 000 eks. mva.)

Kjøp som har en anskaffelsesverdi over nasjonal terskelverdi krever kunngjøring. Anbudsprosesser for Melhus kommune gjennomføres av ansvarlig virksomhet.

I EDB sak og arkiv (heretter kalt ESA) opprettes det sak med tittel ”hva anbudet gjelder – anbudskonkurranse”. Gjelder anskaffelsen en rammeavtale skal dette fremgå i tittelen.

Følende dokumentasjon skal registreres i ESA (minimumskrav): 

-          Konkurransegrunnlaget

-          Tilbud (en journalpost per tilbyder)

-          Anbudsprotokoll med innstilling

-          Evt. korrespondanse med tilbyder (dokumenteier) om egenvurdering ved innsynskrav

-          Evt. endringer/tillegg etter forhandlinger

-          Evt. avtaledokument for rammeavtaler

-          Korrespondanse med tilbydere o.a.

 Tilbud – kjøp under nasjonal terskelverdi (kr. 100 000 – 500 000 eks. mva)

 Kjøp som har en anskaffelsesverdi under nasjonal terskelverdi krever ikke offentlig kunngjøring. Tilbudskonkurranser gjennomføres av den enkelte virksomhet.

 I ESA opprettes det sak med tittel ”Hva tilbudet gjelder – tilbudskonkurranse”.

Følgende dokumentasjon skal registreres i ESA (minimumskrav): 

-          Tilbudsforespørsel

-          Tilbud (en journalpost per tilbyder)

-          Anskaffelsesprotokoll med innstilling

-          Evt. korrespondanse med tilbyder (dokumenteier) om egenvurdering ved innsynskrav

-          Korrespondanse med tilbyder oa.

 Øvrige anskaffelser under kr. 100 000 eks. mva, journalføres og dokumenteres etter vanlige journalføringsvilkår.

Innsyn i anskaffelsessaker

Alle saksdokumenter i Melhus kommune er åpne for offentligheten med mindre unntak er hjemlet i offentleglova. Retten til innsyn gjelder også dokumenter i sak om anskaffelser, og skal sikre åpenhet rundt, og kontroll med anskaffelser i offentlige virksomheter.

Krav om innsyn i anskaffelsessaker kan rettes til postmottak@melhus.kommune.no eller direkte til saksbehandler / virksomhetsleder. Skriftlige krav om innsyn skal journalføres. Innsynskravet skal normalt behandles av den saksbehandler som har hovedansvar for den aktuelle anskaffelsen. Arkivleder og/eller jurist kan bistå ved evt. spørsmål.

Om meroffenlighet og taushetsplikt

Etter offentleglova §§ 14 – 26 gis det en rett, men ikke plikt, til å nekte innsyn i Melhus kommunes saksdokumenter. Selv om det er mulig å nekte innsyn, plikter likevel Melhus kommune å vurdere meroffenlighet i tråd med offentleglova § 11. For taushetsbelagte opplysninger gis det i § 13 en plikt til å unnta disse fra offentlighet.

Ved en innsynsforespørsel skal det derfor alltid først vurderes om et dokument skal utgis i sin helhet. Deretter skal det vurderes om dokumentet kan gis ut etter at taushetsbelagte opplysninger er sladdet. Dersom sladding vil være urimelig arbeidskrevende, eller at det sladdede dokumentet gir et misvisende inntrykk av saken eller utgjør den vesentligste delen av dokumentet, kan dokumentet unntas i sin helhet etter offl. § 12.

Innsyn før valg av leverandør er gjort

Krav om innsyn i tilbud og protokoll som fremmes før valg av leverandør er gjort, kan avslås med hjemmel i offl. § 23 tredje ledd. Meroffentlighet skal vurderes etter at eventuelle taushetsbelagte opplysninger er sladdet. Merk at valg av leverandør er på et tidligere tidspunkt enn når kontrakten undertegnes og melding om valg av leverandør gis tilbyderne.

Innsyn etter valg av leverandør

Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoll som hovedregel offentlig. Tilbud eller protokoll kan imidlertid inneholde taushetsbelagte oppgaver av konkurransemessig betydning for tilbyder. Slike opplysninger skal sladdes og unntas fra innsyn med hjemmel i offl. § 13, jfr. fvl. § 13, første ledd nr. 2.

Forvaltningsloven § 13, første ledd nr. 2 definerer taushetsbelagte opplysninger av konkurransemessig betydning som ”teknisk innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår”.

Behandling av krav om innsyn, begrunnelse og klage

Dersom det bes om innsyn i alle innkomne tilbud i en anskaffelsessak kan det innebære en stor arbeidsbyrde å imøtekomme et slikt krav. I slike tilfeller kan Melhus kommune anmode om at innsynskravet bare skal gjelde vinnertilbudet. Dersom innsynskravet opprettholdes skal det etterkommes.

Opplysninger som delpriser, referanser, CV-er og produksjonsmetoder er eksempler på opplysninger som regnes som taushetsbelagte. Det aktuelle marked en tilbyder opererer i vil også kunne ha innflytelse på hva som må regnes som næringsopplysninger av konkurransemessig betydning.

Ved vurdering om meroffentlighet skal man særlig legge vekt på å gi innsyn i opplysninger knyttet til tildelingskriteriene og som har hatt direkte innflytelse på avgjørelsen om valg av leverandør. Dersom f.eks. en CV har vært sentral i valg av leverandør, så kan CV-en anonymiseres ved at personnavn og stilling sladdes. Det anbefales å samarbeide med leverandøren (dokumenteier) om dette. Det kan også gis "indirekte innsyn" uten å gi innsyn i opplysningene i selve dokumentet. Da kan for eksempel informasjon om delpriser gis ved å opplyse om det prisintervall som delprisene ligger innenfor.

Før Melhus kommune gjør sin endelige vurdering om hvilke opplysninger som skal unntas fra offentlighet, skal dokumenteier bes om en begrunnet redegjørelse for hvilke opplysninger i tilbudet som dokumenteier selv vurderer som taushetsbelagt i henhold til fvl. § 13, første ledd nr. 2. Redegjørelsen skal gis skriftlig.

Melhus kommune skal deretter ta stilling til om dokumenteiers vurdering av hva som er taushetsbelagte opplysninger faller inn under fvl. § 13, første ledd nr. 2. I denne vurderingen skal man støtte seg til Justisdepartementets veileder, kapittel 6.2.4 "Teieplikt for næringsopplysningar etter forvaltningslova § 13".
Dersom flere ber om innsyn i de samme tilbudene, bør sluttvurdering og ekspedering av innsynskravet først skje når alle egenvurderinger fra dokumenteierne er mottatt, og man kan gjøre en enhetlig vurdering av hva som er taushetsbelagte opplysninger.

I tilfeller hvor det oppstår tvil om behandlingen av et innsynskrav, kan saksbehandler rådføre seg med jurist i organisasjonen eller arkivleder.

Den som får avslag på krav om innsyn har rett til en begrunnelse og kan klage på avslaget.