Opp ett nivå

Bevarings- og kassasjonsplan for Barnevern - planen er under utarbeiding

Barneverntjenesten er en lovpålagt tjeneste og arbeidsområdene er nedfelt i Lov om barneverntjenester. Barneverntjenesten skal i følge loven jobbe for å sikre utsatte barn og unge nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, forebygge skjevutviklinger på grunn av omsorgssvikt. Barneverntjenesten skal også følge opp og fremme samarbeid, og medvirke til at barn generelt får trygge oppvekstforhold. Barneverntjenestens oppgaver blir sammen med andre å sette inn nødvendige hjelp og medvirke slik at det enkelte barn blir ivaretatt ut fra behov, fungering, ressurser og ferdigheter.

Fagsystemet Visma Familia brukes til saksbehandling av barnevernssaker og består av to moduler:

Saker knyttet til barnevernsklienter
Saker knyttet til generell sak

Saker knyttet til barnevernsklienter skal arkiveres elektronisk og må derfor registreres på fødselsnummer og ferdigstilles. Dokumentene i barnevernklientsaker skal derfor ikke skrives ut og arkiveres på papir.

Dokumenter som registreres på generell sak må skrives ut og arkiveres på papir da disse ikke overføres til elektronisk arkiv.

Bevaringsplanen viser kommunens praksis fra og med 01.01.2018 når barnevernstjenesten gikk over fra papirarkiv til elektronisk arkiv. Fra samme dato inngikk Melhus kommune og Skaun kommune interkommunalt samarbeid for barnevernstjenesten med Melhus kommune som vertskommune.

Dokumentasjonen ivaretas elektronisk i arkivkjernen Visma Samhandling Arkiv.

Tjenester:	Type:	Arkivkode - Klientkode	Reg i Familia:	Skannes - legges inn elektronisk	Overføres elektronisk arkiv:	Merknad:
Bekymringsmelding / søknad om hjelpetiltak	Skriftlig henvendelse	fødselsnr.	ja	ja	ja	Merket bekymringsmelding, men også andre dokument som for eksempel søknad om hjelpetiltak, brev med informasjons om bekymring for et barn, underretning og etterforskning.
	Muntlig henvendelse	fødselsnr.	ja	ja	ja	Barnevernstjenesten er forpliktet til å motta meldinger som fremsettes muntlig. Dersom meldingen/søknad om hjelpetiltak mottas muntlig, skannes referat fra samtalen som inngående.
	Gjennomgang av melding	fødselsnr.	ja	ja	ja	Barnevernstjenesten skal dokumentere barnevernfaglige vurderinger som ligger til grunn for melding. I de tilfeller hvor melding registreres som "melding i aktiv sak" og dokumentet meldingsgjennomgang ikke opprettes - dokumenteres vurderingene i logg merket "vurdering av bekymringsmelding mottatt ../../.."
	Henlagte meldinger på barn som har klientnummer	fødselsnr.	ja	ja	ja
	Henlagte meldinger på barn som ikke har klientnummer	?	?		?	Barnevern jobber med rutine
	Klart ubegrunnede meldinger	...	nei	nei	nei	Bekymringsmelding som vurderes som klart ubegrunnede eller sjikanøse meldinger - makuleres etter gjennomgang
	Melding ufødt barn	fødselsnr.	ja	ja	ja	Opplysningsplikt for ufødt barn mot foreldres samtykke inntreffer kun i de tilfeller hvor mor er innlagt helseinstitusjon for rusavhengige ved tvang. I disse tilfeller foreligger hjemmel for å opprette undersøkelse mot samtykke fra mor. Utover dette krever undersøkelse i forkant av fødsel samtykke fra mor. Dette avklares i meldingsuken. Hvis det ikke er mulig å opprette kontakt med mor i meldingsuke opprettes undersøkelse med formål å avklare om mor samtykker til undersøkelse eller ikke.
	Tilbakemelding til melder	fødselsnr.	ja	ja	ja
	Forvaltningsbrev	fødselsnr.	ja	ja	ja	Til foreldre om mottatt melding, samt konklusjon på meldingen dvs om det opprettes undersøkelse eller ikke.
Undersøkelse:	Innkalling til undersøkelsessamtale	fødselsnr.	ja	ja	ja	Kan skje via brev eller telefon
	Undersøkelsesplan	fødselsnr.	ja	ja	ja
	Referat	fødselsnr.	ja	ja	ja	Fra samtaler, barnesamtaler, hjemmebesøk, observasjoner, møter med samarbeidspartnere Kan loggføres som journal eller møtereferat
	Journalnotater	fødselsnr.	ja	ja	ja	Hendelser i undersøkelsesperioden som f.eks telefonsamtaler med barn, ungdom eller foreldre. Det kan være telefonkontakt med samarbeidspartnere som skole, barnehage, helsepersonell, politi, kommunale instanser, spesialisthelsetjenesten eller andre.
	Innhenting av opplysninger	fødselsnr.	ja	ja	ja	Om barnet og familiens situasjon

	Annen utgående dokumentasjon i undersøkelsessak	fødselsnr.	ja	ja	ja	Kan f.eks være: anmeldelse, henvisning til andre instanser, sakkyndig mandat, brev til parter
	Annen inngående dokumentasjon i undersøkelsessak	fødselsnr.	ja	ja	ja	Kan f.eks være: Sakkyndig vurdering, rettsdokumenter, bekymringsmeldinger, andre skriftlige henvendelser, sakkyndig utredningsrapport på oppdrag fra barneverntjenesten






	Samarbeids-/samrådsmøter med eksterne som f.eks politi	fødselsnr.	ja	ja	ja	Kan dokumenteres ved inngående dokument, møtereferat, journal
	Vedtak om konklusjon på undersøkelsen	fødselsnr.	ja	ja	ja
	Undersøkelsesrapport	fødselsnr.	ja	ja	ja
	Tilbakemelding til offentlig melder om konklusjon på undersøkelsen	fødselsnr.	ja	ja	ja
Vedtak om tiltak:	Vedtak	fødselsnr.	ja	ja	ja
	Administrativ beslutning	fødselsnr.	ja	ja	ja
	Tiltaksplan/Omsorgsplan	fødselsnr.	ja	ja	ja
	Evaluering	fødselsnr.	ja	ja	ja
	Epikriser	fødselsnr.	ja	ja	ja
	Rapporter	fødselsnr.	ja	ja	ja
	Henvisninger	fødselsnr.	ja	ja	ja
	Journalnotater	fødselsnr.	ja	ja	ja	Aktivitet i tilknytning til oppfølging av tiltak
Felles alle faser:	Dokumentliste	fødselsnr.	ja	ja	ja	Skrives ut og skannes inn i sak når denne avslutte.
	Klientdetaljer	fødselsnr.	ja	ja	ja	Inneholder en oversikt over: klienten/bor hos/nettverk Skrives ut og skannes inn i sak når denne avsluttes.
Tilsynsbarn:	Forespørsel om tilsyn fra omsorgskommune	fødselsnr.	ja	ja	ja	Barn som er under omsorg av andre kommuner og som er fosterhjemsplassert i Melhus kommune
	Tilsynsrapporter	fødselsnr.	ja	ja	ja
	Korrespondanse mellom bostedskommune og omsorgskommune	fødselsnr.	ja	ja	ja

Generell sak:						Må skrives ut og arkiveres på papir
Adopsjonssøknader	Søknad		ja	?	nei
	Sosialrapport		ja	?	nei
	Annen aktuell korrespondanse		ja	?	nei
Engasjement (oppdragsgivere)	Personalmelding		nei	?	nei	Sendes lønnsavdelingen, arkiveres hvor? Arkivrutiner må avklares
	Oppdragsavtale		nei	?	nei	Arkivrutiner må avklares
	Taushetspliktig erklæring		nei	?	nei	Arkivrutiner må avklares
	Kontrakter		nei	?	nei	Arkivrutiner må avklares
Økonomi	Faktura		?	?	?	For alle fakturaer som mottas og er knyttet opp mot klient, opprettes utbetalingsplan i Familia. Denne viser utgifter pr. enkeltbarn. BA kontrollerer rutiner ang. utbetalingsplan.