Velkommen til Melhus kommunes arkivplan. Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes i Melhus kommune. Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsetting:
- Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
- Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
- Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.
Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Melhus kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at Melhus kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid." Arkivleder har det daglige ansvaret for kommunenes arkivtjeneste og utarbeider virksomhetsplaner for denne. I kommunen er det rådmannen som har det overordnede arkivansvaret (jfr. Arkivforskriften § 1-1). Alle ansatte i kommunen bør sette seg godt inn i og følge retningslinjene i arkivplanen. Melhus 15.06.2017
Katrine Lereggen Rådmann |