Utskriftsvennlig versjon

Saksbehandlers arkivrutiner

Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir arkivlagt. Saksbehandlerne skal derfor:

  • Kontrollere at mottatte brev er stemplet og registrert av arkivtjenesten. Dette gjelder også faks og e-post. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er stemplet og journalført.
  • Ha ansvaret for at sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivtjenesten for stempling og journalføring. E-post videresendes postmottaket for elektronisk journalføring.
  • Ha ansvaret for at all sakspost de skriver blir journalført. Disse reglene gjelder også faks og e-post. Ekspederes sakspost fra saksbehandlers e-post må kopi senders servicesenteret@melhus.kommune.no for journalføring.
  • All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem, eventuelt i manuell journal, eller i avdelingenes fagsystem. Saksbehandler skal selv registrere utgående brev. (minus e-post)
  • Saksbehandler er ansvarlig for å påføre eventuelle unntak for innsyn og unntakshjemmel.
  • Saksmapper som leveres til arkivtjenesten for arkivlegging, skal være renset for post-it lapper, notater, binders o.l.
  • Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 4 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, må arkivtjenesten få melding om dette. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.
 
Laster...