Oppgaver for arkivtjenesten

  Utskriftsvennlig versjon

Kommunen er den delen av det offentlige demokrati som er nærmest innbyggerne i det daglige. Gjennom sine oppgaver og sin saksbehandling har kommunene direkte innflytelse på de enkelte innbyggernes ve og vel. Kommunens posisjon i samfunnet gjør at de har et særlig avsvar for å legge til rette for et aktivt lokaldemokrati.

For at oppgavene kommunene er tillagt skal kunne foregå på en rettferdig og effektiv måte er de avhengige av at deres arbeid blir dokumentert på forsvarlig vis. En velfungerende arkivtjeneste er at av de viktigste redskapene for å få dette til.

Arkiv er viktig for kommunen og innbygerne i en rekke sammenhenger. For det første bidrar arkiv til en god og effektiv saksbehandling. En god arkivtjeneste gjør at blant annet kravene til kvalitet, økonomistyring, innsyn, åpenhet og rettssikkerhet blir ivaretatt. I tillegg til den daglige drift skal arkivene også dokumentere politiske, økonomiske og samfunnsmessige forhold i fortiden. Kommunene blir derfor gjennom sitt arbeid en produsent og viktig forvalter av dokumentasjon til både lokalhistorie og til enkeltpersoners rettigheter.

Dokument- og arkivarbeid blir svært ofte nedprioritert, både i offentlig forvaltning og private virksomheter. Mangel på formell fagutdanning knyttet til disse arbeidsoppgavene, har ofte bidratt til at arkivarbeid gjerne blir betraktet som rene kontortekniske rutiner. Følgene har vært lite bevisstgjøring og diskusjon rundt de dokumentadministrative oppgaver. Svært få har eksempelvis utarbeidet overordnede formål for arkivtjenesten, eller vurdert arkivfunksjonen og organiseringen av denne i en foretaksstrategisk sammenheng. Dette til tross for at dokumentbehandling og arkiver er sentrale ledd i en virksomhets informasjonstjeneste. Dokumentasjonen blir jo ikke produsert og tatt vare på for arkivet sin skyld, men skal bidra til å realisere virksomhetens planer, strategier, oppgaver og ideer. Som sådan er arkivfunksjonen og dokumentbehandlingen verktøy for den strategiske bruk av dokumentasjonen som ressurs. Arkivtjenesten, og dermed organiseringen av denne, er ikke et mål i seg selv, men må betraktes som en integrert del av virksomhetens totale informasjonsbehandling. Dette må komme til utrykk i den overordnede målsettingen for denne tjenesten, og må være retningsgivende for organiseringen av arkivfunksjonen. Ved å ta stilling til formål, oppgaver og strategisk plassering av arkivtjenesten., vil en samtidig heve bevissthetsnivået rundt dokumentbehandlingen.

Forskrift om offentlige arkiv krever at arkivarbeidet skal være tillagt arkivtjenesten. Dersom dette skal tilfredsstilles, og dersom arkivtjenesten skal fungere i sin primære rolle som aktiv støttefunksjon for saksbehandling og oppgaveutførelse, er det naturlig at den både har ansvaret for planlegging, styring og gjennomføring av den praktiske dokumentbehandlingen (arkivdanningen), og forvaltningen av dokumentasjonen (bevaringen). Bevisst og målrettet integrerer den funksjonene som virksomhetens kunnskapsbank, hukommelse og informasjonsvaktmester. Dette gjøres ved å skape oversikt, ved å skape sammenheng mellom enkeltdokumenter og saker, ved å forbinde tidligere avgjørelser med dagens saksbehandling, og ved å sørge for at dokumentasjonen til enhver tid er aktuell, oppdatert, tilgjengelig, og sikker. Forutsetningen for dette er at tilgang, oppbevaring og bruk av informasjonen er kontrollert. Arkivarbeid er informasjonsbehandling og slagordene som med mindre variasjoner går igjen innen de profesjonelle informasjonsmiljøer, «rett informasjon, med rett omfang, til rett person, i rett tid og til rett kostnad», kan godt stå som overordnede retningslinjer for dokumentbehandlingen og organiseringen av arkivfunksjonen.

Ut fra dette vil det faglige ansvaret for arkivtjenesten omfatte:
Styre dokumentbehandlingen ved å ha ansvaret for funksjoner og arbeidsoppgaver som er sentrale i arkivdanningen og bevaringen, slik som mottak, begrensning, koding, distribusjon, tilgjengeliggjøring og lagring av informasjon. Dette omfatter all dokumentasjon, både den egenproduserte og den mottatte, papirdokumenter, elektronisk dokumentasjon, foto, filmer, video og bånd.

Dette innebærer oppgaver som:

  • Oppfange og registrere alle relevante dokumenter med sikte på rasjonell gjenfinning
  • Sørge for at dokumentasjonen til enhver tid er:

    - tilgjengelig ved registrering og arkivering etter godkjente retningslinjer

    - relevant gjennom aktiv arkivbegrensning og periodisering

    - oppdatert gjennom versjonskontroller og konvertering

    - sikret mot ødeleggelse, tap og urettmessig innsyn

  • Styre dokumentdistribusjonen slik at relevant dokumentasjon når rette vedkommende til rett tid
  • Initiere og utarbeide rutiner for arkivarbeidet
  • Være fagenhet for klassifikasjonssystemer, både manuelle arkivnøkler og fagsystemer og de elektroniske dokumentbehandlingssystemer
  • Ansvar og betjening og vedlikehold av fysiske arkiver og dokumentsamlinger
  • Ansvar for fysisk arkivutstyr, oppbevaringslokaler og magasiner
  • Yte faglig støtte til arkivmedarbeidere, saksbehandlere og publikum
  • Følge med i den arkivfaglige utviklingen og initiere nye muligheter
  • Ansvar for klargjøring og overføring av materialet til depot