Definisjon og begrepsforklaring

  Utskriftsvennlig versjon

Definisjoner og begrepsforklaringer

 

Utskriftsvennlig versjon

 

Created by Nexus Consulting as

Arkiv

Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, det vil si dokumenter som mottas eller produseres av en enkelt arkivskaper og samles som resultat av dennes virksomhet (også kalt enkeltarkiv). En Noark-base kan omfatte ett eller flere arkiver.

Oppbevaringssted for arkiv .

Organisatorisk enhet som utfører oppgaver knyttet til arkiv, også kalt arkivtjeneste

Det samme som Arkivdepot.

Arkivbegrensning

Å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jfr. Arkivforskriften § 3-18.

Arkivdel

En vilkårlig definert del av et arkiv. Vil ofte være definert identisk med arkivserie, men behøver ikke være det.

Arkivdepot

Institusjon hvor bevaringsverdig arkivmateriale oppbevares permanent. Arkivdepotet avlaster arkivskaperen for lagring av eldre arkivmateriale og legger forholdene til rette for betjening av brukere som er interessert i materialet.

Arkivformat

Standardisert format for elektronisk arkivering og langtidslagring av dokumenter. Spesifisert i Riksarkivarens forskrift kapittel VIII.

Arkivkode

En kode («verdi») som tildeles den enkelte sak i sakarkivet ut fra et ordningsprinsipp i en arkivnøkkel. Alt etter hvilket ordningsprinsipp som er benyttet, kan arkivkoden enten være en emnekode eller en objektkode, og den kan bestå av tall, bokstaver og andre tegn eller en blanding av disse. Tildeling og påføring av arkivkode kalles klassering.

Arkivleder

Er utpekt til å ha overordnet faglig ansvar for hele kommunens arkivtjeneste.

Arkivnøkkel

System for ordning av sakarkiv. Klassifikasjonssystem som omfatter alle de saksområder organet steller med, og gir en systematisk fortegnelse over de verdier (arkivkoder) som benyttes ved ordning av saker i et arkiv.

Arkivperiode

Tidsperiode for inndeling av arkivet i forbindelse med blant annet bortsetting.

Arkivsak

En sak i arkivet. Se sak.

Arkivsaksnummer

Unikt identifikasjonsnummer for den enkelte sak.

Arkivserie

Del av et arkiv, inndelt og ordnet etter ett og samme prinsipp.

Arkivskaper

En organisatorisk enhet eller en person som danner arkiv som ledd i sin virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse og liknende eller en del av en slik enhet.

Arkivuverdig post

Som arkivuverdig post regner vi trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter, kopier fra andre organ og annet mangfoldiggjort materiale som ikke fører til saksbehandling eller er viktig som dokumentasjon. Informasjonsposten skal holdes atskilt fra arkivet.

Arkivverdig post

Som arkivverdig post regner vi post som blir gjenstand for saksbehandling (saksdokumenter etter offentlighetsloven) og annen post som inneholder vesentlig dokumentasjon.

Avlevering

Overføring av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot, jf. Arkivforskriften § 5-1.

Avskriving

Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er blitt avsluttet.

Bortsetting

At arkivmateriale etter en tid (vanligvis etter et bestemt antall år, jf. Arkivperiode) tas ut av aktivt arkiv og settes bort på et dertil egnet sted.

Bortsettingsarkiv

Materiale som er satt bort etter de prinsipper som er beskrevet under bortsetting.

Dagligarkiv

Arkiv som er i daglig bruk hos arkivskaper

Delarkiv

Enkeltarkiv skapt av en arkivskaper som er del av en større enhet, for eksempel en eller flere avdelinger i et offentlig organ.

Depot

Avsluttet arkiv.
Eldre enn 25 år eller arkiver fra arkivskapere som er lagt ned . For personarkiv eldre enn 10 år.

Dokument

Etter arkivloven § 2: en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. Tilnærmet samme, men en noe utvidet definisjon er benyttet i forvaltningsloven og offentlighetsloven: en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring, overføring eller lignende.

Dokumentformat

Måten tegn, struktur og layout er kodet og organisert på i et elektronisk dokument.

Dokumenttittel

En dokumenttittel skal beskrive innholdet i brevet, både på inngående og utgående dokumenter.

Eksternt dokument

Dokument som inngår i korrespondanse med instanser utenfor organet, dvs. inngående eller utgående dokument.

Enkeltarkiv

Se arkiv

E-post

Programvare som gjør det mulig å sende meldinger og/eller dokumenter i elektronisk form fra en bruker til en annen. Betegnelse på selve meldingen/dokumentet.

Gradering

Skjerming av opplysninger mot uautorisert innsyn etter sikkerhetsinstruksen og beskyttelsesinstruksen.

Informasjons post

Arkivuverdig post er informasjonspost

Internt dokument

1. I offentlighetsloven: Dokument som er utarbeidet for et forvaltningsorgans interne saksforberedelse, enten av organet selv eller av et underliggende organ, av særlige rådgivere eller sakkyndige eller av et departement til bruk i et annet departement.

2. I Noark: Dokumenter som kommuniserer internt i en enhet eller mellom enheter som registrerer i samme Noark-base; baseinternt dokument.

Journal

Register over saksdokumenter som behandles i et organ.

Journalenhet

En arkivorganisatorisk enhet som fører journal.

Kassasjon

Det å kassere, dvs. at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og tilintetgjort. Jf. arkivforskriften § 3-18.

K-koder

Arkivnøkkel som benyttes i kommunal sektor.

Konsesjonspliktige/
 meldepliktige arkiv

Personregistre/-mapper som kommunen må ha tillatelse fra/eller har meldeplikt til Datatilsynet for å kunne opprette. Kommunen kan oppbevare disse i en viss tid, såfremt de avleveres til godkjent depot.

Noark

Standard for elektroniske journal- og arkivsystemer, se Riksarkivaren (1999 og 2008). Etter arkivforskriften er Noark obligatorisk for elektronisk journalføring i offentlig forvaltning.

   

Objektarkiv.

Fysiske eller logiske enheter som arkivmateriale kan omhandle, og som materialet dermed kan ordnes etter, for eksempel personer, eiendommer, bygninger, gjenstander, administrative enheter etc.

Offentlighetsvurdering

Vurdere om en sak bør offentliggjøres:

·etter en meroffentlighetsvurdering (§ 11)

·ved sladding av taushetsbelagte opplysninger (§ 13)

Overlappingsperiode

Overgangsfase mellom gammel og ny arkivperiode, oftest de to første årene av hver ny arkivperiode.

Periodisering

Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne mellomrom. Dette innebærer at alle saker med dokumenter som har vært registrert innenfor et fast tidsrom (en arkivperiode) settes bort samtidig , og utgjør en egen enhet i bortsettingsarkivet.

Postliste

En samlet oversikt over de saksdokumenter som er kommet inn til eller sendt fra organet.

   

Produksjonsformat

Format som et elektronisk dokument er produsert i. Produksjonsformater er vanligvis proprietære. Det betyr at et dokument bare kan framstilles på en tifredstillende måte (eventuelt utelukkende) ved hjelp av det programsystem som ble bruk til å produsere det.

Restanseliste

Liste over mottatte dokumenter (dokumenttype I og N) som ikke er avskrevet

Sak

1. Abstrakt: Et spørsmål som er til behandling på grunnlag av en henvendelse utenfra eller på initiativ fra organet selv. (jf. Forvaltningsloven og offentlighetsloven.) Begrepet benyttes også om selve behandlingsforløpet.

2. Konkret: En sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter og lignende som oppstår og/eller inngår i behandlingsforløpet.

3. I Noark: En sak består av en eller flere journalposter med tilhørende dokumenter, som er knyttet sammen under en felles identitet (saksnummer), og som er beskrevet gjennom en del opplysninger som er feles (saksopplysninger).

Saksarkiv

Den delen av arkivet som består av saksdokumenter.

   

Sakstittel

En sakstittel skal beskrive helheten i saken og ikke det første dokumentet i saken. En tydelig og god tittel avgrenser saken slik at det blir innlysende hvilke dokumenter som hører til saken.

Sentralisert arkiv

Arkiv samlet under en sentral, faglig ledelse.

Skanning

Omforming av et papirdokument til et digitalt bildeformat.