Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Melhus kommune er definert som et organ. Kommunen skal ha en journalenhet og et arkiv. Sentralarkivet fungerer som arkivskaper med felles saksarkiv for alle enheter i kommunen. Resultatenhetene skal fungere som arkivskapere for saker tilhørende sitt fagområde/fagsystemene, slik arkivoversikten viser.

Arkivtjenesten er felles for organet Melhus kommune. Arkivleder er leder for sentralarkivet og alle som arbeider med arkiv i Melhus kommune. Det overordnede arkivfaglige ansvaret omfatter både arkivpersonale og saksbehandlerne i hele kommunen.

Sentralarkivet plasseres - organisasjonsmessig – direkte under Rådmannen. Det henvises til arkivorganisering §2.1 i Arkivforskriften.

Arkivskapere og journalenheter

Kommunen benytter EDB sak og arkiv som et felles elektronisk saksbehandlersystem. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i sak-/arkivsystemet. Mottatte dokumenter registreres og skannes i EDB sak og arkiv, og dokumenter som produseres i kommunen lagres her.

De papirbaserte arkivene finnes i kommunens sentralarkiv på Rådhuset eller desentralisert ved virksomhetene. Mange virksomheter har egne fagsystem.

Arkivtjenesten - Organisering og oppgaver

I arkivforskriften, § 2-1, blir det fastsett følgende om organiseringen av arkivarbeidet:

"Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker."

Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten. Arkivtjenesten skal arbeide etter denne målsettingen:

  1. Arkivtjenesten registrerer og skanner inngående brev og andre journalverdige forespørsler/henvendelser utenfra (journalføring).
  2. Arkivtjenesten sikrer at arkivet dokumenterer opphavet til en sak (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopier av utgående skriv, oppfølging).
  3. Arkivtjenesten sørger for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.
  4. Arkivtjenesten sørger og for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.

Arkivdepot - organisering og oppgaver

Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver, og til å holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder både for papirbaserte og elektroniske arkiv. I arkivforskriften § 5-1 er dette fastsatt:

"Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv), skal avleverast til arkivdepot.

Arkivverket (Riksarkivet og statsarkiva) er arkivdepot for alle statlege organ.

Kommunar og fylkeskommunar skal opprette eigne ordningar for arkivdepot. Som eit minimum skal slike ordningar innebere at det løpande ansvaret for eldre og avslutta arkiv blir plassert ein stad, at ein har til rådvelde nødvendige lokale for å oppbevare arkiva, jf. kap. IV, og at ein etablerer rutinar som ivaretek dei spesifiserte krava til arkivdepot i kapitlet her.

Kommunar og fylkeskommunar kan overføre depotoppgåver til ei interkommunal depotordning."

IKA Trøndelag er Melhus kommunes arkivdepot.

Avlevering av eldre arkiv

Eldre arkiv skal normalt avleveres etter 25 år. Etter avlevering til IKA Trøndelag overføres ansvaret for arkivene til IKA Trøndelag ved depotansvarlig. Det påhviler de enkelte enhetene å avlevere arkiv til IKA Trøndelag etter gjeldende retningslinjer.

Avsluttede arkiv skal leveres ordnet og katalogisering. IKA Trøndelag har etter avlevering ansvar for vedlikehold og ekspedisjoner fra arkivene.

Avlevering av avsluttede arkiv

Også arkiv som avsluttes i forbindelse med nedlegging av administrative enheter skal avleveres etter avtale. Dette gjelder også når fagsystemer oppgraderes eller skiftes ut.

Laster...