Melhus kommune - håndbok for saksbehandlere og arkiv fra 2017

Velkommen til Melhus kommunes arkivplan.

Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes i Melhus kommune.

Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsetting:

  • Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
  • Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
  • Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.

 

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Melhus kommune.

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at Melhus kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Arkivleder har det daglige ansvaret for kommunenes arkivtjeneste og utarbeider virksomhetsplaner for denne.

I kommunen er det rådmannen som har det overordnede arkivansvaret (jfr. Arkivforskriften § 1-1).

Alle ansatte i kommunen bør sette seg godt inn i og følge retningslinjene i arkivplanen.

Melhus dd.mm.åååå

Katrine Lereggen
Rådmann